Compliance, GoBD, Buchhaltung
Odoo GoBD-konform einsetzen: worauf es ankommt
GoBD betrifft alle Unternehmen mit steuerrelevanten Daten. Odoo ist als Plattform grundsätzlich geeignet, GoBD-Konformität entsteht aber erst durch das richtige Setup, klare Prozesse und eine Verfahrensdokumentation.
Was GoBD verlangt, kurz erklärt
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form fordern unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Unveränderbarkeit, Ordnung sowie die Verfügbarkeit für die Finanzverwaltung inklusive Datenzugriff.
Praxisrelevante Bausteine in Odoo
- Belegablage: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Zahlungen werden als PDF am Datensatz gespeichert.
- Unveränderbarkeit: Festgeschriebene Perioden verhindern nachträgliche Änderungen an Buchungen.
- Nummernkreise: lückenlose und fortlaufende Rechnungsnummern, dokumentiert und geprüft.
- Rollen und Rechte: getrennte Verantwortlichkeiten für Erfassung, Freigabe und Auswertung.
- Protokollierung: Änderungen an Stammdaten und relevanten Datensätzen sind nachvollziehbar.
- Backups: dokumentierte Sicherungen mit definierten Aufbewahrungsfristen.
Die Verfahrensdokumentation
Ein zentrales GoBD-Element ist die schriftliche Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, welche Systeme zum Einsatz kommen, wie Belege entstehen, geprüft, gebucht und archiviert werden, wer welche Rechte hat und wie das Backup läuft. Wir unterstützen bei der Erstellung einer schlanken, praxistauglichen Dokumentation gemeinsam mit dem Steuerberater.
Typische Fehler, die wir sehen
- Belege liegen weiterhin in E-Mail-Postfächern oder Dateiablagen statt im ERP.
- Perioden werden nicht festgeschrieben, Buchungen sind faktisch änderbar.
- Keine getrennten Rollen, ein Anwender erfasst und gibt gleichzeitig frei.
- Keine Verfahrensdokumentation, im Prüfungsfall entsteht Nachweisdruck.
Hinweis
Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für die verbindliche Einschätzung der GoBD-Konformität arbeiten wir mit Ihrem Steuerberater und ggf. Wirtschaftsprüfer zusammen.